Computers in libraries. – Westport (Calif.), 1989-

33. (2013) 9., p. 19-22.

A nemzeti, az egyetemi könyvtárak, az országos hatókörű szakkönyvtárak, sőt egyes nagy közkönyvtárak is gazdag, nem egyszer levéltári anyagot is tartalmazó különgyűjteményekkel rendelkeznek. Ezeket az új technológiák két módon érintik: az állomány kezelését és hozzáférhetőségét biztosító eszközök, illetve az új technológiák segítségével létrejött dokumentumok állományba kerülése révén.

Különféle számítógépes eredetű anyagok találhatnak utat a különgyűjtemények állományába, ahol hihetetlen kihívást jelenthet kezelésük, hozzáférhetővé tételük és megőrzésük; gondoljunk csak a nyolcvanas években széles körben használt flopikon tárolt iratokra, a honlapok tartalmára, a Gmailen folytatott tudományos levelezésre vagy a felhő-technológia segítségével létrehozott, illetve hozzáférhetővé tett anyagokra. Hogyan illeszthető be a levéltári jellegű különgyűjteménybe a közösségi média (egyébként oda illő) tartalma? Egyrészt szükség van a digitális archeológiára, hogy hozzáférhető, megőrizhető legyen az elavult hordozók tartalma, melyeket gyakorlatilag eltűnt eszközökön hoztak létre olyan szoftverekkel, olyan formátumokban, amelyeket a mai eszközök már fel sem ismernek, nem tudnak kezelni. Másrészt a technológiai szakértelmen kívül szükség van olyan gazdasági és jogi felkészültségre, ami a közreadók, a szolgáltatók által fenntartott jogok és a hosszú távú megőrzés és hozzáférhetőség biztosítása közötti egyensúly megteremtését segíti.

A levéltári jellegű különgyűjtemények technológiai igényei igen sokrétűek: a metaadat-kezeléstől a fizikai és digitális megőrzésen át a beszerzés és állománykezelés gépesítése, a visszakeresés és hozzáférés lehetőségének biztosításáig. Vannak kifejezetten levéltári célra fejlesztett szoftverek a piacon, ugyanis funkciói különböznek a könyvtári rendszerekétől. Mások például az állománygyarapítás üzleti modelljei, és hierarchikusabb metaadatokra van szükség a leírás szintjeitől függően. Az eleve digitálisan létrehozott dokumentumok levéltári jellegű kezeléséhez szükséges a digitálisforrás-kezelő (digital asset management) rendszerek, a digitális megőrzés (különös tekintettel az elavuló médiaformákra, fájlstruktúrákra, a hozzáférés szoftvereire) és a gyűjteménykezelés (a beszerzés, illetve a hozzáférési engedély megszerzése, a leltározás, a feltárás, visszakereshetővé, illetve hozzáférhetővé tétel) technikáinak ismerete és alkalmazása. Amire azonban a legnagyobb szüksége lenne a könyvtárnak és az olvasónak (használónak) egyaránt, az az átfogó forráskezelés.

Az egyetemi és tudományos könyvtárak új típusú könyvtári szolgáltatásainak fő célja az volt, hogy egyetlen platformon tegyék lehetővé a különböző formátumú (beleértve a fizikai és digitális) könyvtári anyagok kezelését; a hagyományos integrált könyvtári rendszerek és az elektronikusforrás-kezelés releváns funkcióinak egységesítése jelentős lépés volt. A nagykönyvtárak különgyűjteményei, levéltári részlegei általában külön technikai infrastruktúrával működnek; kérdés, hogy ez szükségszerű-e. A mai könyvári szolgáltatási platformok egyik alapvető tulajdonsága a rugalmasság, általában képesek a metaadatok különböző (a fizikai és az elektronikus források leírásakor szerepet játszó) formáinak kezelésére, és egyesek már a digitálisforrás-kezelés támogatását is tartalmazzák. Alkalmazkodnak a megvásárolt és „licencelt” anyagok alapvetően eltérő üzleti szabályaihoz és feldolgozási folyamataihoz. Ésszerűnek látszik tehát az a feltételezés, hogy a fejlődés következő lépése az archivális anyagok kezelésének a beépítése lehet, ami még teljesebbé tenné a könyvtár különböző kezelési és hozzáférési folyamatai egységesítésének eszméjét.

(Mohor Jenő)