Az adatok mára alapvető stratégiai erőforrássá váltak a könyvtárak működésében. Nemcsak a napi működésről adnak képet, hanem a hosszú távú fejlesztést, a szolgáltatások javítását és a források elosztását is meghatározzák. Adattípusok és funkciók:
- felhasználó-központú adatok (demográfia, kölcsönzési szokások, kutatási érdeklődés),
- használati adatok (letöltések, adatbázis-hozzáférések, keresési minták),
- metaadatok és bibliográfiai rekordok (katalógus, szabványos leírások),
- tér- és környezeti adatok (helyfoglaltság, szenzorok, hőkamerás térképek),
- beszerzési és működési adatok (költségek, szállítói teljesítmény),
- repozitóriumi és kutatási adatok (letöltések, idézettség, elérési statisztikák),
- munkaerő- és munkafolyamat-adatok (stábkompetenciák, képzési szükségletek).
Az adatok többek közt segítik a stratégiai döntéshozatalt és előrejelzést, és felhasználó-központú szolgáltatásokat tesznek lehetővé. Továbbá igazol(hat)ják a könyvtár értékét a fenntartók előtt, és támogathatják a források hatékony elosztását, valamint segíthetnek a folyamatos megújulásban.

Azonban a kihívások része az alacsony adatkezelési kompetencia a könyvtárosok körében. Felmerülnek etikai és adatvédelmi kérdések, továbbá vannak hiányzó vagy épp tisztázatlan adatkezelési szabályzatok. Előfordulhatnak technológiai és infrastrukturális hiányosságok. Ezenkívül felmerülhet az intézményi ellenállás, és a változással szembeni kihívások. Néhány gyakorlati javaslat:
- belső tudásmegosztás és egymástól való tanulás,
- alacsony költségű, nyílt forráskódú eszközök használata,
- egyszerű, helyi adatkezelési szabályok kialakítása,
- adatok bevonása a mindennapi döntésekbe, pilot-projektek indítása,
- partnerség kialakítása informatikai és adatelemző szakemberekkel,
- hatásnarratívák építése számok és történetek kombinációjával.

Az adatvezérelt könyvtár nem pusztán technikai fejlesztést, hanem kulturális szemléletváltást jelent - az elszámoltathatóság, a felhasználói igényekre való érzékeny reagálás és a folyamatos fejlődés irányába.