A könyvtárvezetőket gyakran lefoglalják az értekezletek, jelentéskészítések, projektek, felügyeleti teendők. Ez megakadályozza a beszélgetéseket az alkalmazottakkal és a közösség tagjaival. Még a gondolkodást és a visszacsatolást is. A jobb könyvtár érdekében a vezetőknek fontos lenne figyelmet szentelni, mivel töltik az idejük.
Vannak tanulmányok az időgazdálkodásról vagy milyen készségekkel kell rendelkezni egy vezetőnek. De keveset tudunk róla, milyen időbeosztás vezet a hatékony vezetéshez. Nagy valószínűséggel nem a sok találkozóé. Jó lenne több adattal rendelkezni, hogy a vezetők pontosan mivel, mennyi időt töltenek.
Nyilvánvalóan vannak különbségek egy vállalati vezérigazgató (CEO) és egy könyvtárvezető közt, de utóbbi tanulhat az előbbi időbeosztásából. Porter és Nohria 2006-ban 300 CEO 60 ezer óráját elemezték. Néhány eredmény:
- A személyes kommunikáció 25%-a ment emailben. 60% a személyes találkozókra.
- Csak az idejük 50%-t töltötték benn az irodában.
- Az idő 72%-a találkozókra ment el, csak a maradék 28%-ban dolgoztak magukban.
- A találkozók átlagosan 1-2 órát vettek igénybe.
- Az igazgatók idejének 75%-a előre tervezett volt és 25% spontán.
- Az idő 25%-a ment el az emberekre és a kapcsolatokra és 25% a műveletek funkcionális részére.
A könyvtárvezetők hasonlóságot érezhetnek a saját munkájukkal. Főleg, hogy vezetőknek nehézséget okoz irányítást szerezni saját idejük felett. A szerzők a következőt javasolták:
- Az alkalmazottak fontolják meg, biztosan szükséges-e a vezetőket rátenni egy emailre.
- Használják ki az online konferenciamegbeszéléseket az utazás helyett.
- Állítsanak fel napirendet, hogy több feladattal is párhuzamosan lehessen haladni.
- Fejlesszenek stratégiát, kövessék, egy vezetőségi csapat vegyen át néhány stratégiai feladatot.
- Próbáljanak több időt egyéni feladatvégzéssel tölteni.
Érdemes valamilyen időmérést használni, ami azonosítja az időpazarló tevékenységeket. Vannak különböző appok, szoftverek, produktivitás növelő tippek. Nem kell az időgazdálkodás megszállottjának lenni, de jobb helyzetbe kerülnek azok a vezetők, akik tudatosan képesek beosztani idejüket. (ref.: Habók Lilla)