Néhány jó tanács a Zoom használatához egy tapasztalt könyvtári felhasználótól. Az első részben a biztonsággal kapcsolatos tippek, beállítási lehetőségek szerepelnek. Főleg a Zoom-bombing kivédését segítik, vagyis hogy ne kapcsolódhassanak be váratlanul, megzavarás céljával érkező résztvevők:
- Jelszó: Mindig legyen jelszó, amit beteszünk a meeting meghívóba. Nem mindenkitől véd, de a véletlenszerűen becsatlakozni próbálkozókat kiszűri.
Képernyőmegosztás (Screen sharing / Who can share? beállítás: Host Only): Lehetőleg csak a szervezőknek legyen képernyő-megosztási joga. Ezzel kiszűrhető, ha valamely résztvevő illetlen tartalmat oszt meg, véletlen vagy szándékosan.
- Felvétel (Recording / Local recording): A szervezők a gépükre és a felhőbe is tudják rögzíteni a megbeszélést. Előtte értesíteni kell a résztvevőket. De a Zoomban is megjelenik egy ikon. A szervező dönthet, hogy a felvételre ad-e jogot a résztvevőknek is.
Regisztráció (link ): A szervezők kérhetnek regisztrációt az eseményre. Ehhez adatlapokat is kitöltethetnek. Majd automatikusan vagy kézzel is jóváhagyhatják a résztvevőket.
- Mikrofon és chat beállítások: Meg kell előre fontolni, mennyire akarjuk, hogy a résztvevők az eseményen beszéljenek. Néha az ilyenek káoszba fulladnak. Több opció is van a résztvevők tiltására.
-- Kezdhetjük azzal, hogy minden belépő némítva csatlakozik (Mute participants upon entry).
-- Le lehet tiltani egyszerre mindenki mikrofonját (link
-- Ha moderátor nem nézi a chatet, akkor le lehet tiltani (Participant Can Chat With: No one / Host only).
- Várószoba (Waiting Room): Be lehet állítani, hogy a résztvevők az érkezés után várószobába kerüljenek. Csak a szervezők engedhetik be őket. Ha valaki kilép, majd visszatér a megbeszélésbe, akkor is kerülhet várószobába. Ezzel csökkenthető a zaklatások esélye.
- Lezárt megbeszélés: Ebben az esetben új tagok már nem csatlakozhatnak. Akkor jó, ha ismerjük a résztvevőket, és ők már mind megérkeztek. Hátránya, hogy ha valaki elveszti a hálózatot, utána nem fog tudni visszacsatlakozni.
- Fájlküldés (File Transfer): Chaten keresztül küldhetők-fogadhatók fájlok a szervezők engedélyével. Érdemes kikapcsolni, mert nem kívánt fájlok is küldhetők, pl. spam. Kivéve, ha meghatározott célja van.
- Távoli támogatás (Remote Support): A felhasználók átengedhetik a gépük felett az irányítást a szervezőnek, hogy például egy beállítást elvégezzen a magyarázat helyett. Ezt is csak jól megindokolható esetben érdemes alkalmazni.
A következő részben különböző használati eseteket, eseményeket mutatunk be, hogy mikor milyen beállításokat érdemes megfontolni. (ref.: Habók Lilla)