A könyvtári hatásának bemutatásához az adatok és narratívák együttesére van szükség. Mindig az adott támogató érdeklődésére szabva. Az első részben link bemutattuk, hogyan lehet feltérképezni a támogatók igényeit. Ebben a részben a kiértékeléssel és adatokkal foglalkozunk.
- Eredmények értékelése: sok eszköz van az adatgyűjtésre és ezek átfordítására az érdekképviselet miatt. A könyvtárakban sok mérés van, pl. kölcsönzés, látogatók, program részvétel. De az adat lehet kvantitatív, kvalitatív, illetve vegyes. Érdemes megnézni például a 2015-ös Project Outcome Tool szabványosított felméréseit (link ) (link ). Ahogy a könyvtárak hatékonyabbak lesznek az eredmények rögzítésében, a támogatok annál jobban rájuk hangolódnak. Már csak azért is, mert a támogatóknak sokszor dokumentálniuk kell az eredményeket a felettes szerveik felé.
- Befektetés megtérülése (ROI): a beruházás hatékonyságának felmérésére szolgál. San Francisco közkönyvtára link 2015-ben adta ki eredményeit (link ). A jelentésben szerepelnek a szerzeményezési adatok, technológiai fejlesztések, közösségi helyek növelése, szolgáltatások terjesztése. Mind a partnerségeken és gazdasági haszonelemzésen keresztül. Minden mérőszám szerepel benne, plusz irodalmi források, támogatói nyilatkozatok. A tanulmány feltárta, hogy minden, a programba befektetett dollárért San Francisco 5,19-9,11 dollár hozamot ért el. A befektetés több mint 330 millió dollár eredményezett a városnak.
- A marketing értéke: egy ohioi közkönyvtár még célzottabb ROI-t fejlesztett ki. Kimutatja a könyvek megismerésére, az olvasásfejlesztésre és a könyveladásra gyakorolt hatását. A szerzői marketing kalkulátor kimutatja egy szerzőhöz kapcsolódó esemény marketingértéket (link ). Be lehet írni a weboldal látogatások számát, az email marketing kiküldések és megnyitások számát, a könyvtáron belüli marketinget, fizetett hirdetéseket. A könyvtár bemutathatja a szerzőnek, mennyit kellene fizetni, ha ugyanezt a marketinghatást másik csatornán szeretné elérni.
- Narratívák vs. számok: nincs képlet az összehasonlításukra. Mindkettőt be kell mutatni. A számszerű információk könnyen kiolvashatók az éves jelentések változásaiból. Míg a történetek megragadják a figyelmet és a képzeletet. Megmutatják, hogy miért történt valami. Itt is figyelembe kell venni, hogy kivel beszélsz, és ennek tükrében milyen történetet választasz.
- Akármilyen erős az üzenet, nem mindig ér célt. Lehet, hogy a könyvtárnak több pénz kell, mint amennyit kap, de ez is lépés a semmihez képest. Ezért is hálásnak kell lenni a meglévő támogatóknak. Mindig érdemes visszajelzéseket kérni. Ha valaki elutasítja a támogatást, akkor is rákérdezni, tud-e valakit ajánlani maga helyett. Hogyan lehetne a kérést legközelebb hatásosabban megfogalmazni? Ha megvan a szükséges támogatás, akkor is folyamatosan érdemes a támogatóktól érdeklődni, mit lehetne még jobban csinálni szerintük. (ref.: Habók Lilla)